Terminos y Condiciones

Responsable

La empresa Colombian Outsourcing Solutions es una persona jurídica en derecho privado, docimicilaria principalmente en la Carrera 43 # 17- 47 en Bogotá, Colombia. Identificada con Nit 900292245-4 Teléfono: 4863290 Mail: protecciondedatos@cos.com.

 

Definiciones

 

Principios

Las políticas que se adoptan están reguladas ante todo por los principios de la administración de datos, los cuales constituyen el marco general que será respetado por Superintendencia Financiera de Colombia en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos de los titulares de la información. Los principios rectores son los señalados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2018, a saber:

El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema

el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

En el tratamiento de datos personales, COS garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

la información sujeta a tratamiento por COS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Todas las personas que en COS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

Autorización.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de posterior consulta.

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos: a) Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Cuando los datos sean de naturaleza pública. c) Cuando se presente un caso de urgencia médica o sanitaria. d) Cuando el tratamiento de información se encuentre autorizado por la ley.

 

Tratamiento y finalidad

El tratamiento de los datos personales de los empleados, candidatos, proveedores, ex empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual COS tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su objeto social, como

COLOMBIAN OUTSOURCING SOLUTIONS S.A.S y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión de la compañía.

El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

 

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

 

Datos sensibles

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por COS relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, o historial de salud, salvo que se requieran para el ejercicio de funciones legales o cuando exista orden de autoridad administrativa o judicial.

 

Derechos de los titulares.

 

 Obligaciones de la compañía.

Derechos de los niños y adolescentes.

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

“Ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

Solicitudes y consultas.

Las solicitudes, consultas, peticiones, quejas o reclamos deben ser escaladas al mail protecciondedatos@cos.com, las cuales deben contener mínimo la siguiente información: número de identificación, descripción clara en solicitud en el asunto del correo, reseña de los hechos, dirección de envió de correspondencia, anexos como evidencias que requiera.

Respuesta de solicitudes y consultas.

La consulta de peticiones, quejas, reclamos, corrección, actualización o supresión de los datos deberán presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. atreves de mail protecciondedatos@cos.com.

Las respuestas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha del recibo de la respectiva solicitud escalada al mail anteriormente relacionado. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de requerirse más información dentro de los dos (2) siguientes días hábiles se responderá al remitente el recibido del mail o si es necesario obtener más datos respecto a la solicitud escalada.

Si el requerimiento continuo incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el requerimiento completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “gestión en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea respondido.

 

Información de chat COS

Colombian Outsourcing Solutions S.A.S informa que los datos personales que pudieran llegar a ser suministrados por el usuario en su nombre de usuario y en el contenido de las conversaciones, serán tratados única y exclusivamente para la gestión y correcto funcionamiento del chat, a través de un tercero encargado del desarrollo de la plataforma del chat, pudiendo este almacenar la información temporalmente. Para el ejercicio de los derechos de habeas data el titular o representante legal puede dirigirse al correo protecciondedatos@cos.com.

El usuario es el único responsable por la divulgación que realice del acceso al chat y por el contenido e información que comparta en este.

 

Página Web

Al aceptar los términos y condiciones legales, indico que conozco y autorizo de manera previa, expresa e informada a Colombian Outsourcing Solutions S.A.S., sus filiales y vinculadas, para que mis datos personales puedan ser almacenados y usados con el fin de lograr una eficiente comunicación durante el presente trámite o actividad y autorizo en los mismos términos, que dicha información pueda ser tratada conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2011 y sus Decretos Reglamentarios, con el fin de recibir información acerca de sus productos, servicios, ofertas, vacantes, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos.

Así mismo he sido informado acerca de la política para la protección de datos personales disponible en este sitio, en la cual se incluyen los procedimientos de consulta y reclamación que me permiten hacer efectivos tus derechos al acceso, conocimiento, consulta, rectificación, actualización, y supresión de los datos, e igualmente podrás presentar cualquier solicitud referida a tus datos personales a través del correo protecciondedatos@cos.com. Las bases de datos administradas por COS se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto social, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la COS o una obligación contenida en un contrato entre la COS y Titular.